Bagaimana anda memahami sebuah system dan
bagaimana pendekatannya serta mengaplikasikan
nya ?
Di dalam kegiatan sehari-hari kita sering mendengar dan mengucap¬kan kata "sistem". Kurikulum TK sampai SLTA sesuai SK Menteri P dan K No. 08/U/1975 pun menggunakan pendekatan sistem yang dike¬nal dengan nama PPSI (Prosedur Pengembangan Sistem Instruksional).
Kata "sistem" sering agak keliru diartikan. Misalnya ada yang menganggap "sistem" sama dengan "cara". Pada hal "sistem" bukanlah berarti "cara".
Konsep
Untuk memahami arti "sistem", terlebih danulu perlu dipahami beberapa istilah yang bersangkut erat dengan "sistem" sebagai berikut:
Sistem: Suatu gabungan dari komponen-komponen yang terorganisir seba¬gai suatu kesatuan, dengan maksud untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Contoh: sebuah "sekolah" (yang menjadi titik perhatian kita) adalah suatu "sistem". Sekolah terdiri atas murid, guru, kurikulum, gedung, kese¬muanya bertali-erat satu sama lain untuk mencapai tujuan."instruksio¬nal" atau kelembagaan.
.Sistem Terbuka: Suatu sistem yang dapat menerima input misalnya berupa informasi dari luar sistem tersebut.
Sistem Tertutup: Suatu sistem yang tertutup untuk menerima input informasi yang datang dari luar.
Feedback (Umpan balik): Informasi yang diperoleh dari hasil pelaksanaan sebelumnya yang berguna untuk perbaikan. Informasi ini berlangsung terus-menerus se¬panjang proses berjalan.
Hierarchi : Sekelompok orang, barang atau kegiatan yang diatur secara ber¬tingkat, grup atau kelas.
Output (Keluaran): Hasil konversi dari proses suatu sistem yang dihitung sebagai hasil, produk atau keuntungan.
Proses: Penerapan suatu cara dan sarana untuk mencapai suatu hasil atau produk.
Produk: Hasil atau produk akhir.
Systems Approach (Pendekatan Sistem): Suatu proses yang dengannya kebutuhan diidentifikasi, problem dipilih, syarat-syarat pemecahan problem diidentifikasi, pemecahan dipilih dari beberapa alternatif, metode dan alat dicari dan diterapkan, hasil dievaluasi, dan revisi yang diperlukan terhadap seluruh bagian dari sistem tersebut dilaksanakan, sedemikian rupa sehingga kebutuham ter¬ebut dapat tercapai.
Dengan memahami arti istilah-istilah tersebut di atas, maka penger¬tian sistem secara lebih mendalam dapat dicapai misalnya tentang defi¬nisi, unsur, sifat, tingkat, dan kegunaannya dalam penyusunan planning.
Definisi Sistem
Sesuai dengan pengertian di atas, suatu "sistem" adalah merupakan jumlah keseluruhan dari bagian-bagiannya yang saling bekerja bersama untuk mencapai hasil yang diharapkan berdasar atas kebutuhan yang telah ditentukan. Setiap "sistem" pasti mempunyai tujuan, dan semua kegiatan dari komponen-komponen adalah diarahkan untuk menuju tercapainya tu¬juan tersebut. .Contoh: Pemerintah, Sekolah, Pendidikan.
Unsur-unsur suatu sistem: (1) Input (masukan) misalnya: sumber, biaya, personel dan (2) Output (keluaran) misalnya: hasil, produk, atau keuntungan.
PENDEKATAN SISTEM
Merupakan Serangkaian langkah-langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa masalah dipahami, solusi alternative dipertimbangkan dan solusi yang dipilih bekerja.
Tahap-tahap penerapan pendekatan sistem:
a) Tahap pertama (Pernyataan tujuan) – makin komplek suatu sistem akan lebih sulit tugas untuk menentukan tujuannya
b) Tahap kedua (Sintesa) – mengkombinasikan bagian-bagian atau elemen untuk membentuk satu kesatuan
c) Tahap ketiga (Evaluasi) – setiap alternatif sistem secara terperinci untuk menilai kinerja dan menentukan sejauh mana sistem tersebut dapat memenuhi target yang telah ditentukan
d) Tahap keempat (Pemilihan) – menentukan satu alternatif pilihan dari beberapa alternatif yang tersedia
e) Tahap kelima (penerapan) – mengimplementasikan sistem secara operasionalDalam melakukan pendekatan sistem ada langkah-langkah dan tahapan yang bisa dilakukan.
Langkah-langkah pendekatan system.
Tahap I: Usaha persiapan
Langkah-langkahnya adalah memandang perusahaan sebagai suatu sistem, mengenal sistem lingkungan (pemegang saham, pelanggan, masyarakat keuangan, masyarakat global, pemerintah, pesaing, pemasok, serikat kerja), mengidentifikasi subsistem-subsistem perusahaan.
Tahap II: Usaha definisi
- Suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah).
- Mempelajari masalah untuk mencari solusi (pemahaman masalah).
- Mencari pemicu masalah (problem trigger) yang dapat berasal dari lingkungan atau dari dalam perusahaan.
- Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem. Caranya adalah menganalisis sisem menurut subsistem-subsistemnya.
